Comment s’organiser quand on travaille à la maison ? routine et astuces pour auto-entrepreneur et télétravailleur

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Cela fait maintenant 1 an que je travaille depuis chez moi et l’organisation du travail seule à la maison n’a pas été facile à établir.
J’ai pour projet de créer mon entreprise : une savonnerie artisanale l’Orée des Savons qui ouvrira prochainement (après le confinement).

Je profite de cette période étrange de confinement et de télé travail pour la majorité d’entre nous afin de donner mes astuces, mes conseils qui m’ont permis de trouver un équilibre à la maison entre vie professionnelle et vie personnelle quand la limite est très fine…

Oui car dit travail à la maison, travail pour soi, être son propre patron, dit… pas d’horaire ! On peut complètement être décalé par rapport à un rythme de travail « normal ». Quand on est seul chez soi, cela peut être parfois difficile de trouver la motivation car nous sommes notre propre moteur : nous sommes nos donneurs d’ordre, personne n’est pas là pour nous féliciter, nous aider, nous orienter… C’est à nous de faire tout ça !

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Plan à long et court terme

Que l’on parte avec un projet en tête où tout est à faire, ou alors avec son travail déjà habituel mais les circonstances changent car nous sommes à la maison, on ne sait pas par quoi commencer… Il est donc important d’avoir une vision à court et à long terme des tâches à réaliser.

Établir les grandes tâches à faire

Quelles sont les grandes lignes du projet ? Quelles tâches administratives, commerciales, productives, communication, marketing, etc sont à réaliser ? En établissant cette liste on a une vision d’ensemble de tout ce qu’il y a à faire pour atteindre cet objectif, mettre en place tel projet.

Détailler en sous tâches quotidiennes

Une fois qu’on a les grandes lignes du projet, on détaille en petites actions, les pas quotidiens que l’on peut faire pour atteindre l’objectif final. Cela permet de voir que tous les jours nous avançons, nous réalisons des actions dans ce but. On reste motivé car on a toujours le cap en vue.
Pour établir vos listes d’actions, je vous conseille d’utiliser le site et l’application gratuite To Do Ist.

Par exemple, une grande tâche est « établir un plan de communication »
Là on se dit ouais… bon c’est vaste, flou, ça veut tout et rien dire… qu’est ce que je fais concrètement, par quoi je commence ?

On va détailler le plan de communication en par exemple 2 grandes actions : « plan de communication sur les réseaux sociaux » et « communication supports papier »

Mais avec ça on n’a toujours pas d’actions quotidiennes… On va donc détailler tous les petits pas à effectuer.

« sur les réseaux sociaux » :
• regarder des comptes dans le même domaine pour voir ce qu’il se fait
• choix des réseaux sociaux : qu’est ce que je sélectionne ? Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest…
• préparer une ligne éditoriale, les sujets que je vais aborder sur les réseaux sociaux
• faire le graphisme des posts
• se faire une banque d’images de photos et illustrations
• réaliser les posts d’avance en les sauvegardant en brouillon
• …

« supports papier »
• lister tous les supports dont j’ai besoin : flyer, affiches, cartes de visite…
• rechercher des prestataires pour le graphisme et l’impression
• demander des devis
• …

Organiser son quotidien = Garder la motivation

Détailler les grandes lignes du projet en petites actions à selon moi pour objectifs de : mieux s’organiser et de garder la motivation !
Ce qui est pour moi lié car quand on a une vision claire de ce qu’il y a à faire, de ce qu’on a déjà réalisé et du reste à effectuer, on garde la tête hors de l’eau et la motivation ne coule pas…

Une fois qu’on a notre « To do list » on pour avoir un planning et un visu à la semaine et pour chaque journée.

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Comment trier les tâches à effectuer :

1) Dans un premier temps, on classe les actions qui sont urgentes et celles qui ne le sont pas. On se créé un dossier « un jour peut-être » qui permet d’y mettre toutes nos idées et d’évolution possible.

2) Pour les actions plus urgentes, on se fixe une date ou on essaie de mettre un délais. Le tout dans un objectif réalisable bien sûr ! On évalue le temps estimatif que l’on a besoin pour faire cette action (une heure, une demi-journée, voir plusieurs jours… cela dépend de votre ressenti, faites-vous confiance ;))

3) On organise ses actions pour la semaine où chaque journée doit comporter ces 3 éléments :
Actions urgentes selon les dates que l’on a fixé,
Actions en fonction de ses envies !! car on n’a pas tous les jours les mêmes envies et besoin, fort heureusement. Le travail à la maison a de nombreux avantages : celui de s’organiser comme on le souhaite !
Dans ma vie, je suis à l’écoute de mon cœur et de mon intuition, je me pose souvent la question « qu’est ce que j’ai envie de faire ? ». C’est important de garder l’envie, la motivation dans son travail quand on est seul car personne n’est là pour nous motiver là, maintenant !
Un jour je peux avoir envie d’actions concrètes, de calculs avec des tableaux d’analyse à faire, une autre journée laisser parler ma créativité en faisant du graphisme comme des posts sur les réseaux sociaux ou des affiches, une autre fois d’écrire donc je mets à jour les pages de mon site ou j’écris des articles pour le blog… Vous êtes plein d’idées et de créativité, écoutez-vous !
Quand on écoute ses envies, on est vraiment dans l’instant présent. Quand on fait cette tâche le temps passe plus vite, on est plus enjoué et donc plus productif.
Temps off : on s’accorde du temps de pause pour faire les activités personnelles et éviter le fameux « je travaille même la nuit ». Le travail le soir ou les week-ends doit être de manière exceptionnelle et non un quotidien, afin de garder un équilibre vie pro/perso primordial et je dois dire aussi un équilibre physique et émotionnel car si on a un rythme de vie complètement décalé, on perd sa motivation, on est moins productif et on fini toujours par mettre sa santé en danger…

Pour chaque journée on doit donc s’organiser pour faire les tâches urgentes obligatoires et les actions que l’on a envie tout en étant réaliste dans la durée et le nombre des tâches pour ne pas empiéter sur le temps off et la vie personnelle.

T’es du matin ou du soir ?

Les personnes ne sont pas égales concernant leur rythme de vie et certaines seront plus productives le matin et d’autre le soir. Pour le savoir, il faut donc tester et il est important de se connaître, suivre son métabolisme et s’adapter à son environnement : vie de couple, famille…

Moi par exemple, je sais que je suis de journée type horaires classiques de bureau. Je ne suis pas à l’aise le matin tôt ni le soir. En revanche je suis beaucoup plus productive d’environ 10h30 à 15h et de 17h à 19h. Cela ne veut pas dire que c’est tous les jours pareil et qu’en dehors de ces plages je ne travaille pas, mais je me réserve ces temps pour des tâches qui me demandent plus d’investissement que ce soit en terme de concentration, recherche, créativité…
Par exemple, j’adore travailler entre midi et deux donc en général je mange en même temps que travailler. Certains vont dire « oh c’est pas bien » mais moi c’est comme ça que je fonctionne. Et la pause du « midi » je la fait dans l’après-midi où je m’accorde du temps off.

Commencer une tâche et la finir

Je crois que ça a été le plus dur pour moi à mettre en place et j’ai mis du temps à comprendre ce qui clochait dans mon organisation !!
Je me faisais des listes de tâches à faire et à la fin de la journée, j’avais le sentiment de n’avoir rien fait alors que j’avais couru toute la journée ! Et c’était bien ça le problème : courir…
Je faisais plusieurs actions en même temps mais ne les terminaient pas, où alors je perdais le fil conducteur car entre temps je faisais une autre tâche qui perturbait la première (par exemple un mail que traité alors que je faisais autre chose…) Ça ne sert à rien de courir quand on sait quelles actions on doit faire et l’une après l’autre.

Je vous conseille pour cela de supprimer les notifications des applications que vous utilisez (par exemple l’encart de mail qui arrive sur votre écran) et de ne relever vos mails que 2 à 3 fois par jour, voir qu’une seule fois en fonction de votre travail. Quand vous faites une action et que vous pensez à une autre idée, notez-la afin de la traiter plus tard et ne pas avoir peur de l’oublier.

Vous êtes plutôt team fond sonore ou team silence ?
C’est en fonction de vous, de vos préférences et de ce qui ne vous distrait pas.
Personnellement, j’ai plus de mal à travailler sans fond sonore… Depuis toute jeune j’ai toujours fait mes devoirs sur fond de musique, en chantant en même temps, ma mère n’a jamais compris comment j’arrivais à rester concentrée, mais c’est ma façon de fonctionner.
Je suis fan de vidéos Youtube, j’en regarde beaucoup, j’adore m’instruire. Donc j’en regarde pendant que je travaille mais pas pour toutes les actions : je mets de la musique pour celles qui me demandent plus de concentration. Comme par exemple là pour écrire cet article, j’ai besoin de me concentrer et réfléchir à mes idées, impossible donc avec une vidéo « de discussion » mais pour traiter les mails c’est tout à fait possible.

Observez-vous pendant votre travail et regardez tout ce qui vous distrait, ce qui vous coupe dans votre action pour y remédier. Je vous promets que je vous serez plus productif et avec le sentiment d’avoir bien travaillé en fin de journée ce qui est gratifiant !

Apprendre à se féliciter

Comme je l’ai dit plus haut, quand on travaille seul cela a beaucoup d’avantages mais personne n’est là pour nous motiver, nous aider quand on hésite, nous proposer de faire une petite pause, nous soutenir quand on n’y arrive pas… C’est à nous d’avoir tous ces rôles !
Quand on n’arrive pas à se féliciter, à se rendre compte de tout le travail réalisé, à s’aider, on peut vite perdre la motivation…

Pour moi il est très gratifiant de voir tout le travail réalisé dans la journée. Le fait de lister les actions en de nombreuses petites tâches et de matérialiser quand une action est finie en cliquant sur le « check » de la To Do List ou en rayant sur sa liste aide dans ce sens car à la fin de la journée on se dit « j’ai fait tout ça ! ».
Il existe de nombreuses applications d’organisation comme Trello et Mindmap, mais je suis très « papier », je trouve cela plus significatif quand on peut visualiser et toucher le support : prendre son crayon et rayer.

Pour conclure : le plus important est de tester, vous écouter, vous faire confiance et vous sentirez de suite quand quelque chose ne vous convient pas. Suivez votre cœur et votre intuition plutôt que votre tête pour vous aider à trouver une nouvelle organisation (mais ça c’est valable pour tous les domaines de la vie… ;))

Je souhaite aborder ma « morning routine du travail » car j’ai mis du temps à trouver un rythme à la maison pour commencer la journée du bon pied et motivée ! Mais c’est article est déjà bien assez long donc ça sera pour une prochaine fois 🙂

Et vous, travaillez-vous à la maison ? Ou êtes-vous en télétravail pendant le confinement ?
Comment ça se passe ? Trouvez-vous votre rythme ?

Affectueusement,
Kick My Mind

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